Liste de contrôle pour la photographie d’événements corporatifs
Si vous organisez un événement à Montréal, cette liste vous aidera à bien faire les choses
Si on vous a demandé d’organiser un événement corporatif, on vous a confié une énorme responsabilité. Un événement comporte de nombreux éléments qui doivent tous fonctionner harmonieusement, sans quoi tout peut rapidement se compliquer.
Vous devez gérer :
Réserver le lieu
Coordonner avec les commanditaires
Promouvoir l’événement
Embaucher les fournisseurs
Planifier les différentes étapes de la journée
Cette liste est loin d’être exhaustive (même si elle vous semblera probablement épuisante une fois que vous aurez terminé). Il reste beaucoup d’autres détails à régler.
Engager un photographe fait partie de votre liste de choses à faire. Le photographe joue un rôle important puisqu’il sera responsable de documenter l’événement afin que vous disposiez d’images pouvant servir à vos rapports internes, à vos communiqués de relations publiques, à vos publications sur les réseaux sociaux et à d’autres fins.
Pour vous aider à rayer cette tâche de votre liste un peu plus facilement, nous avons préparé une liste de contrôle des informations dont vous avez besoin pour vous assurer de réserver le bon photographe. Obtenir toutes les photos dont vous avez besoin n’est pas une question de chance : c’est le résultat d’une bonne planification.
Que devrait contenir une liste de contrôle pour la photographie d’événements?
Une liste de contrôle pour la photographie d’événements corporatifs devrait comprendre :
Définir l’objectif des photos
Créer une liste de prises de vue détaillée
Fournir l’horaire de l’événement
Identifier les personnes importantes (VIP, conférenciers)
Confirmer les besoins en matière de couverture
Coordonner les moments clés de l’événement
Déterminer les délais de livraison
Cela permet de s’assurer qu’aucun élément important ne soit oublié et que vos photos soient réellement utilisables après l’événement.
Qu’est-ce qu’un photographe d’événement doit photographier lors d’un événement corporatif?
Chaque événement est différent, mais plusieurs photos clés doivent être prises et se retrouvent généralement d’un événement à l’autre. Il y aura toujours :
Des VIP qui doivent être photographiés
Des moments clés à immortaliser
L’ambiance et l’environnement
L’image de marque — la vôtre et celle de vos commanditaires
À retenir :
Planifiez votre liste de prises de vue et votre horaire à l’avance afin que votre photographe sache exactement ce qu’il doit photographier.
Liste de contrôle avant l’événement
Tout d’abord, vous devez déterminer à quoi serviront les photos. Selon la nature de l’événement, les images peuvent avoir plusieurs utilisations, notamment :
Marketing (y compris les réseaux sociaux)
Utilisation interne
Documentation pour les relations publiques et communiqués de presse
C’est quelque chose qui est souvent négligé lors des événements corporatifs. Savoir à quoi serviront les photos vous aidera à déterminer ce qui doit être priorisé. C’est particulièrement important si vous organisez un événement de grande envergure qui se déroule sur plusieurs jours et dans plusieurs espaces du lieu en même temps, comme un salon professionnel ou une conférence sectorielle. Dans ce cas, il faudra peut-être décider quels éléments doivent être prioritaires par rapport aux autres.
Voici une liste de prises de vue de base des photos dont vous pourriez avoir besoin :
Conférenciers et présentateurs
Candidats et gagnants de prix, le cas échéant
Moments de réseautage — photos spontanées des participants qui échangent entre eux
Plans larges de la salle montrant l’aménagement
Image de marque (logos, affiches, articles promotionnels)
N’oubliez pas que si vous ne définissez pas ces éléments à l’avance, il y a de fortes chances qu’ils soient oubliés.
Les événements corporatifs ne concernent pas uniquement les personnes. Les commanditaires et leur image de marque jouent également un rôle important.
Confirmez l’horaire et le déroulement de l’événement
Vous aurez besoin d’un horaire précis indiquant à quel moment (et possiblement à quel endroit) chaque élément de la journée aura lieu. Sans cela, le photographe ne pourra pas savoir où il doit se trouver pour réaliser les photos dont vous avez besoin. Parmi les moments clés, on peut retrouver :
Discours
Tables rondes
Remises de prix
Quelles informations devez-vous fournir à votre photographe d’événement?
Le photographe aura besoin de certaines informations logistiques allant au-delà de l’horaire de base de la journée. Il aura notamment besoin de connaître :
Détails du lieu — Évidemment, l’adresse, mais il devra également savoir s’il y a une pièce qu’il peut utiliser comme espace de travail ou point de base pour installer son équipement.
Conditions d’éclairage — Toute information que vous pouvez lui fournir à l’avance concernant l’éclairage sera utile. Quelle est la hauteur des plafonds et de quelle couleur sont-ils? Savez-vous quel type d’éclairage ambiant se trouve sur place?
Nombre de participants — Savoir combien de personnes sont attendues peut aider le photographe à mieux déterminer ce qu’il devra prévoir. Si l’événement est très important, il pourrait vous recommander d’engager un photographe supplémentaire afin de s’assurer que rien ne soit oublié.
C’est particulièrement important pour les événements corporatifs à Montréal, où les lieux et les conditions d’éclairage peuvent varier considérablement.
À retenir :
Assurez-vous que le photographe dispose à l’avance de toutes les informations logistiques dont il a besoin. Plus il peut se préparer, moins il aura de choses à déterminer sur le moment.
Pendant l’événement : coordonner les moments clés
N’oubliez pas que votre photographe aura beaucoup de choses à surveiller et auxquelles il devra porter attention. Vous pouvez l’aider au mieux en vous assurant de lui donner un préavis chaque fois que quelque chose d’important est sur le point de se produire, comme une occasion de photo permettant aux participants de rencontrer un VIP. Vous connaissez l’horaire mieux que le photographe, alors l’aviser à l’avance des moments clés est essentiel.
Résumé rapide : liste de contrôle pour la photographie d’événements
Reprenons tout ce dont nous avons parlé. Vous devez vous assurer non seulement que votre événement est bien planifié, mais aussi que votre photographe sait exactement quels types de photos vous souhaitez, lesquelles vous sont nécessaires et à quel moment les moments clés auront lieu. Vous devez :
Définir l’objectif des photos
Créer une liste de prises de vue détaillée
Fournir l’horaire et les détails de l’événement
Identifier les personnes importantes (VIP, conférenciers)
Assurer une couverture adéquate (équipe, nombre d’heures)
Coordonner les moments clés de l’événement
Confirmer le délai de livraison
Cette liste de contrôle permet de s’assurer que votre événement est correctement documenté et que vos photos seront réellement utilisables par la suite.
À retenir :
Tenez votre photographe informé des moments clés afin que rien d’important ne soit oublié.
Liste de contrôle après l’événement
L’événement est terminé. Et maintenant? Vous devez avoir un plan pour les photos avant même le début de l’événement. Eh oui : vous devez vous assurer que le processus de gestion des photos après l’événement fait partie de votre planification préalable. Plusieurs éléments doivent être confirmés avant le grand jour :
Délai de livraison — Assurez-vous que le photographe sait à quel moment vous avez besoin que les photos soient prêtes.
Droits d’utilisation — Le photographe doit savoir à quoi vous comptez utiliser les photos afin que cela puisse être précisé dans l’entente.
Sélectionner les images clés — Vous ou le photographe (ou les deux) devez examiner les images afin de sélectionner celles qui seront utilisées pour une publication immédiate, comme des publications sur les réseaux sociaux.
Sauvegarder les photos — Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Assurez-vous que les photos sont sauvegardées sur un autre disque dur, sur un serveur infonuagique, ou les deux.
Cette liste de contrôle permet de s’assurer que votre événement est correctement documenté et que les photos peuvent être utilisées efficacement pour le marketing, les rapports et les événements futurs.
À retenir :
Assurez-vous de savoir quand vous recevrez les photos et de quelle façon vous pourrez les utiliser.
De bonnes photos d’événement commencent avant l’événement
Une bonne planification est essentielle ici. Vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées connaissent leur rôle et ce qu’on attend d’elles. Les événements corporatifs comportent de nombreux éléments qui doivent fonctionner ensemble pour assurer leur succès. Avoir seulement un aperçu général et prévoir de régler le reste au fur et à mesure est une recette pour le chaos.
Gardez ceci à l’esprit : il s’agit peut-être de votre premier événement corporatif, mais si vous choisissez le bon photographe, ce ne sera pas son premier rodéo. Vous pouvez lui demander conseil sur la façon de planifier la journée — il a vu ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il aura des solutions à certains de vos problèmes.
Il est également utile de connaître les erreurs les plus courantes que les gens commettent lorsqu’ils engagent un photographe d’événement.
Si vous planifiez un événement corporatif à Montréal et que vous voulez vous assurer que rien ne soit oublié, nous pouvons vous aider à planifier la couverture afin que vous obteniez exactement les photos dont vous avez besoin — sans avoir à tout improviser.
Puisque le portfolio d’un photographe est important, vous devriez également consulter des exemples de nos travaux précédents en photographie d’événements.